Un entrepreneur avisé ne laisse jamais filer un euro par la fenêtre. Si vous dirigez une société anonyme et que vos déplacements professionnels se font parfois à bord de votre propre voiture, oubliez la routine et concentrez-vous sur un réflexe simple : réclamer systématiquement vos indemnités de voyage exonérées d’impôt, dès lors que les règles du jeu sont respectées. Ce tour d’horizon rassemble tout ce que vous devez maîtriser sur les indemnités kilométriques et journalières en société à responsabilité limitée, pour que chaque déplacement devienne une opportunité de préserver votre trésorerie.
3 questions et réponses sur les indemnités de voyage de l’entrepreneur
Pour clarifier le fonctionnement de ces indemnités, voici trois questions qui reviennent systématiquement et leurs réponses.
- Pourquoi récupérer des indemnités de voyage même pour quelques allers-retours ?
- Quelles sont les conditions pour bénéficier des indemnités kilométriques et journalières ?
- Comment ces indemnités sont-elles concrètement versées par l’entreprise ?
Pourquoi réclamer ses indemnités de voyage, même pour de courts trajets ?
Récupérer des indemnités de voyage, c’est s’assurer de ne pas verser à l’administration fiscale plus que nécessaire et, in fine, d’optimiser la gestion de votre société.
Lorsqu’une société à responsabilité limitée verse à son dirigeant des indemnités de kilométrage ou des indemnités journalières, ces montants sont considérés comme des charges déductibles du résultat imposable. Cela vient diminuer le bénéfice imposé, donc l’impôt sur les sociétés baisse d’autant. Sur votre feuille d’imposition, ce sont des revenus non imposables, ce qui génère un double avantage : la société économise, vous aussi.
Pourtant, bon nombre de dirigeants de petites sociétés laissent dormir ces sommes sur la table, souvent parce que les trajets leur semblent trop rares ou la paperasse trop fastidieuse.
Un exemple : si vous effectuez chaque mois un aller-retour entre Helsinki et Tampere, les indemnités de 0,44 €/km atteignent près de 2 000 € sur l’année. À cela s’ajoutent 20 à 44 € d’indemnité journalière selon la durée du déplacement (au moins 6 h ou 10 h). Ces montants restent valables pour 2021.
En réclamant ces remboursements, vous pouvez extraire légalement davantage de liquidités de votre entreprise, sans alourdir votre propre fiscalité.
Pour aller plus loin, retrouvez sur notre site les détails des montants et modalités :
- Quantités de déductions de kilométrage et catégories de compensation supplémentaires en 2021
- Montant des allocations au pays et à l’étranger en 2021
Quelles conditions pour recevoir des indemnités de kilométrage et des indemnités journalières ?
Votre société à responsabilité limitée ne peut vous verser des indemnités que si certaines exigences sont réunies. Voici les principaux points à surveiller :
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Le déplacement doit répondre à la définition fiscale du « trajet professionnel ».
L’administration fiscale considère comme déplacement professionnel tout voyage temporaire vers un lieu de travail spécifique, dans le cadre d’une mission. Il s’agit donc d’un site où le travail ne s’effectue pas de façon habituelle. Par exemple, un rendez-vous client ponctuel répond à ce critère.
En revanche, les trajets domicile-lieu de travail habituel ne sont pas concernés par les indemnités de kilométrage.
Ces frais de déplacement domicile-travail peuvent néanmoins être déduits dans votre déclaration de revenus personnelle, sous réserve d’une franchise de 750 € (en 2020). Toutes les précisions sont accessibles sur le site de l’administration fiscale.
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Le véhicule doit vous appartenir (ou être emprunté), mais ne pas être une voiture de société.
Dans la grande majorité des cas, cela signifie que vous utilisez un véhicule privé, immatriculé à votre nom. Mais il est aussi possible d’utiliser la voiture d’un proche ou un autre véhicule personnel (même une motoneige ou un quad, si besoin). L’essentiel : le véhicule ne doit pas être inscrit à l’actif de la société.
Si la voiture appartient à votre société, vous ne pouvez pas prétendre aux 44 centimes par kilomètre, vous bénéficiez alors d’un avantage en nature, soumis à l’impôt, comme un salaire. Par contre, tous les frais liés à l’usage du véhicule sont déductibles pour la société.
Vous choisissez donc : garder la voiture à titre personnel ou l’immatriculer au nom de la société. La première solution est souvent plus avantageuse si vos trajets professionnels génèrent de nombreux kilomètres mais restent raisonnables en coût. Les indemnités perçues dépassent alors facilement les frais réels.
Peu importe le modèle de la voiture, récente ou ancienne, le montant de l’indemnité reste identique.
Si vous hésitez sur l’option la plus judicieuse, demandez à votre expert-comptable une simulation chiffrée adaptée à votre situation. Parfois, l’avantage en nature peut s’avérer plus intéressant, en fonction de l’usage privé/professionnel, des coûts d’entretien, du financement ou encore de la dépréciation du véhicule. Ce type de problématique est traité en détail dans le Guide du comptable et sur le site du cabinet Eliko.
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L’indemnité journalière varie selon la durée et la destination du déplacement.
Pour un déplacement de 6 à 10 heures, vous pouvez toucher une demi-indemnité de 20 €. Au-delà de 10 heures, une indemnité pleine de 44 € s’applique (pour l’année 2021).
Le trajet doit se situer à plus de 24 km de votre domicile ou de votre lieu de travail habituel. Pour les destinations en périphérie, la distance doit dépasser 8 km.
Si ces critères sont remplis, vous pouvez prétendre à l’indemnité journalière quel que soit le mode de transport : voiture, transports collectifs ou autre.
Attention, certains domaines (bâtiment, génie civil, foresterie) comportent des spécificités : la fréquence des changements de site impose alors de passer une nuit hors domicile pour bénéficier de l’indemnité journalière exonérée. Pour les cas particuliers, référez-vous au guide avancé de l’administration fiscale.
Comment l’entreprise procède-t-elle au versement des indemnités de voyage ?
Pour obtenir vos indemnités kilométriques et journalières défiscalisées, il vous faut rédiger une note de frais de déplacement. Ce document (papier ou numérique) doit préciser plusieurs éléments :
- lieux de départ et d’arrivée ;
- motif du déplacement ;
- dates et horaires de début et de fin ;
- durée du déplacement ;
- véhicule utilisé (par exemple, numéro d’immatriculation).
Pas besoin de tenir un carnet de route exhaustif séparant chaque trajet privé et professionnel. Mais pour chaque note de frais, le kilométrage exact doit apparaître.
Pensez à joindre les justificatifs des dépenses engagées lors du déplacement (parking, hébergement…). Il ne vous reste plus qu’à transmettre cette note à votre comptable.
Dans la pratique, les indemnités de voyage sont souvent intégrées dans la paie, ce qui permet au gestionnaire de s’occuper de la déclaration auprès du registre des revenus.
Les indemnités kilométriques et journalières doivent être déclarées dans le registre des revenus dans un délai de cinq jours après leur versement. Ce point est à surveiller si vous gérez vous-même la paie ou les remboursements.
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