Comment élaborer un plan d’action ?

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Chaque année, il y a beaucoup de projets et d’ambitions renouvelées. Mais les désirs vagues ne suffisent pas à créer une dynamique et à se mettre sur la bonne voie ! Pour accroître l’efficacité, il est important de prendre le temps de réfléchir à la façon dont les changements souhaités pourraient être mis en œuvre par le biais d’un plan d’action. Aujourd’hui, je propose deux outils qui devraient vous aider à mieux identifier les moyens nécessaires pour atteindre vos objectifs.

Bien sûr, avant de commencer à planifier votre action future, vous avez besoin d’un objectif. Passer d’un objectif à un projet bien défini. De nombreux articles de blog ont été consacrés à ce sujet, et je ne détaillerai donc plus ce processus.

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Mais même si ce travail est indispensable, il ne suffit pas nécessairement. Il peut être difficile de traduire un objectif en actions concrètes. Grâce à l’approche des chercheurs Puccio, Murdock & Mance (développée dans un livre très accessible et un MOOC), je vous propose de travailler à la réalisation de votre projet en deux étapes.

Formuler un plan d’action

L’objectif de cette approche est de se mettre en pratique en identifiant les étapes nécessaires pour parvenir à un changement. Cela identifie les points clés sur lesquels il faut se concentrer lors de la mise en œuvre du plan d’action.

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L’ensemble d’outils suivant vous permettra de clarifier votre projet tout en préparant un plan d’action. Cela nécessitera de définir les actions à réaliser de manière concrète et active, contrairement à la simple élaboration de jalons majeurs qui, bien que nécessaires, sont rarement suffisants. Ce travail peut également vous aider à identifier les problèmes ou les lacunes entre votre idée/projet et la réalité. Pour formuler un plan d’action, nous procéderons donc en deux étapes :

  1. Exploration du « Comment »
  2. Le développement du séquençage

La première technique vous permettra d’explorer vos idées, la seconde à les réorganiser.

Phase 1 : le diagramme « comment »

Cette technique est appelée « diagramme How/How » et est basée sur les travaux de Higgins (1994) et de Mamaro (1991).

Instructions

Pour cette technique, vous avez besoin d’une feuille blanche ou d’un logiciel Mindmapping. Lorsque vous effectuez le travail, ne filtrez pas vos réponses et ne notez pas tout ce qui vous vient à l’esprit. En effet, évaluer et filtrer vos idées trop tôt peut vous faire passer à côté de solutions originales, efficaces et intéressantes. Au contraire, il est nécessaire de générer un grand nombre de réponses sans aucune contrainte. Le tri des informations se fera dans une deuxième phase, dans la phase suivante : lorsque vous explorez, vous trouverez peut-être plus d’étapes d’action que vous allez réellement s’appliquer. Cependant, en élargissant vos opportunités au début du processus, vous aurez plus de chances de trouver les actions essentielles à votre succès.

La phase 2 présentée ci-dessous vous permettra ensuite de réorganiser toutes ces idées en un plan d’action précis et logique.

Procédure

  1. Écrivez l’objectif, le projet ou la solution proposée à gauche.

  2. Demandez-vous « comment ? Et notez les réponses.                                    Considérez votre objectif et demandez-vous comment l’atteindre. Notez vos réponses dans la colonne, à droite de l’objectif, de l’idée/du projet.
  3. Demandez-vous à nouveau comment implémenter chaque réponse mentionnée dans la première colonne.                                                                                           Le premier niveau est large et peut correspondre à des catégories d’actions plutôt qu’à des mesures concrètes. Pour chacune de ces réponses de premier niveau, vous devrez approfondir les choses en vous demandant « comment puis-je réaliser ou réaliser Cela arrive ? ». Notez les réponses à droite de la première colonne. Il peut bien sûr y avoir plusieurs réponses pour chaque idée considérée.
  4. Poursuivez votre requête pour chaque réponse générée.                                Continuez jusqu’à ce que chaque étape ait été détaillée jusqu’à sa limite logique, c’est-à-dire jusqu’à ce que vous sachiez comment effectuer l’action. Par exemple, une action comme « appelez M. Durand » n’aura pas besoin d’être plus détaillée.

L’exemple de l’autre montre comment cette procédure se déroule pour un projet simple. Je n’ai noté que deux niveaux de réponses pour ne pas surcharger l’illustration. Vous remarquerez que certains éléments doivent être clarifiés davantage.

Sachez que même si votre projet est assez vague (par exemple, « réussir mon année » ou « trouver un meilleur emploi »), vous pouvez toujours appliquer cette procédure. Cependant, vous aurez peut-être besoin de plus d’espace, car vous multiplierez les niveaux avant d’arriver à des actions concrètes. (par rapport à un projet plus spécifique). Vous pouvez donc utiliser cet outil directement avec un projet non spécifique, mais je vous invite plutôt à clarifier le but avant d’utiliser le diagramme « comment ».

Phase 2 : Séquençage

Cette technique est appelée « séquençage » et est basée sur les travaux d’Isaksen et al. (1999)

Instructions

Maintenant que vous avez généré des étapes concrètes et applicables pour l’action, vous pouvez les réorganiser chronologiquement en un plan d’action clair. Pour ce faire, sélectionnez les étapes d’action (plutôt dans la partie droite du diagramme précédent) qui devraient faire partie de votre plan d’action et réorganisez-les séquentiellement pour faciliter leur mise en œuvre.

Procédure

  1. Confirmez votre projet :                                                                                     Assurez-vous que votre objectif est toujours le bon. Si ce n’est pas le cas, reformulez-le et effectuez un nouveau travail d’exploration.
  2. Définissez l’horizon :                                                                                           Déterminez la date à laquelle vous pensez que le projet sera terminé. Cela dépend de la nature et de la complexité de la tâche et peut être localisé plus ou moins dans le temps (d’une semaine à plusieurs années). Si vous aviez déjà décidé d’une date au moment de fixer votre objectif, vous devrez peut-être l’ajuster.
  3. Développez un calendrier :                                                                                     Séparez votre plan d’action en 4 blocs de temps : immédiat, court, moyen terme et long terme. Les actions immédiates concernent les jours qui suivent directement ce travail de séquençage (1 à 2 jours maximum). Pour ce premier bloc, il s’agit de démarrer le projet et de le mettre « sur rails » (pour qu’il ne soit pas mis de côté ou oublié). Les trois derniers blocs dépendent de la date finale d’achèvement du projet. Définissez les dates de début et de fin pour chaque bloc horaire. Ces blocs ne seront pas nécessairement équivalents en termes de durée.
  4. Organisez les actions :                                                                                       Choisissez ensuite parmi les actions que vous avez générées les actions que vous jugez pertinentes et répartissez-les sur les différents blocs temporels.
  5. Passez en revue votre plan :                                                                                   Enfin, examinez votre plan d’action chronologiquement et assurez-vous qu’aucune étape importante ne manque. Vérifiez que l’ensemble est enchaîné de manière fluide et logique, sans « écart » entre deux actions.

Organisation visuelle du plan d’action

Une fois le travail de tri terminé, entrez vos actions dans un tableau (si votre projet est uniquement vous, vous pouvez supprimer certaines colonnes). Vous obtiendrez ensuite un résumé clair de votre plan d’action. Dans l’exemple suivant, le tableau a été préparé pour un projet couvrant une période d’un an :

Horizon Actions Par qui ? Pour quand ? À qui devrions-nous signaler que l’action est menée ?
Instantané (2 jours)
À court terme (2 mois)
Moyen terme (2 à 9 mois)
À long terme

(9 mois à 1 an)

Trouver

N’hésitez pas à tester cette technique et à entrer dans les détails de vos projets. Le travail d’exploration simple est souvent très productif et vous permettra d’entrer plus facilement dans le concert. Le plan d’action précis développé dans une deuxième étape donne du corps à l’ensemble et pose le pied sur l’étrier !

Un autre point important est de suivre vos progrès et de revoir régulièrement votre plan. Même avec la meilleure volonté du monde et une grande rigueur, il est rare que tout se passe comme prévu. Il est donc essentiel de prévoir une heure hebdomadaire ou mensuelle pour comparer les actions effectuées avec celles prévues dans votre plan. Sans ce recul systématique, il est en effet très facile de commencer à « dériver » et de ne pas terminer un projet. Ne négligez donc pas les points de pas régulièrement !